Bố trí văn phòng giúp tăng năng suất làm việc

Bố trí văn phòng làm việc một cách khoa học giúp tăng năng suất làm việc lên gấp 3 lần. Bạn có bao giờ cảm thấy tù túng, khó chịu và muốn được giải thoát khỏi nơi làm việc của mình? Đó không phải vấn đề riêng của bạn, mà rất nhiều nhân viên văn phòng đang chìm đắm trong "bể khổ" này.

văn phòng làm việc bừa bộn

Điều này thôi thúc cho tôi viết bài viết này, giúp giải quyết vấn đề của số đông "dân văn phòng" gặp phải.

Trước hết, hãy tìm hiểu thực trạng hiệu suất làm việc của văn phòng Việt Nam hiện nay.

Thực trạng hiệu suất làm việc của dân văn phòng

Thực tế, 23 người Việt Nam mới có năng suất làm việc bằng 1 người Singapore. Bạn có thấy bất ngờ không? Một cuộc khảo sát tiến hành trên 260.000 người cho thấy 76% những người được hỏi đều nói mình sẽ làm việc tốt hơn khi ở bên ngoài văn phòng và hầu hết mọi người đều thấy văn phòng là nơi đầy những thứ gây xao lãng và đôi khi cả sự chán nản mệt mỏi. Đó không phải lỗi của riêng ai. Tuy nhiên, sẽ thật khó để hoàn thành công việc ở một nơi như vậy.

Tại sao phải nâng cao hiệu suất tại nơi làm việc?

Một câu hỏi có vẻ hơi thừa thãi, hiệu suất làm việc là quan trọng nhất. Hãy tưởng tượng một văn phòng làm việc gồm vài chục người, nhưng thực tế chỉ có vài người thật sự đang làm việc. Đám đông còn lại chỉ là những con "zombie" trong văn phòng. Hiệu suất làm việc giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tuyển dụng vừa đủ, và hiệu quả mang lại cao nhất.

Văn phòng là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong một tổ chức. Nếu xem bộ phận sản xuất như cánh tay, thì văn phòng có thể được xem như cái đầu. Đây là nơi tập hợp rất nhiều phòng ban quan trọng như: phòng hành chính, phòng kế toán, phòng marketing, sale... Vì vậy, nếu văn phòng không hiệu quả, hiệu suất làm việc kém, sẽ mang lại hậu quả cực kỳ nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan.

Thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận, soạn thảo và quán lý các văn bản tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác trong cơ quan.

Nhiều người không biết, chỉ cần một số mẹo bố trí, sắp xếp các vật dụng, thay đổi lay-out cho văn phòng cũng giúp tăng thêm hiệu suất làm việc lên nhiều lần. 

Đây là cách bố trí không gian làm việc giúp bạn nâng cao năng suất làm việc lên gấp 3 lần.

Các quy tắc phải biết khi bố trí văn phòng

Mối liên quan giữa các phòng ban

Đây là một trong nhưng quy tắc quan trọng nhất để thiết kế lay-out cho toàn bộ phòng ban của doanh nghiệp. Bạn cần có tư duy hệ thống phòng ban như một dòng chảy, kết quả sau cùng của phòng ban này sẽ là điểm bắt đầu cho một phòng ban khác. Việc này khiến cho công việc thực sự trôi chảy, không bị tắc nghẽn, và tiết kiệm năng lượng cho toàn bộ nhân viên công ty.

  • Sắp xếp các phòng ban có mối quan hệ với nhau xung quanh một phòng ban chính. Đương nhiên tất cả các phòng ban đều có liên hệ với nhau, nhưng có một số phòng bạn có mối quan trọng bậc nhất.
  • Phòng họp nên bố trí gần phòng quản trị vì thường được sử dụng tại đây. Ngoài ra, bạn cũng có thể bố trí một góc nhỏ trong phòng để trưng dụng làm phòng họp. Tham khảo thêm [BÍ KÍP] Chọn ghế đặt trong phòng họp. Góc họp nên được bố trí tại khu vực có nhiều ánh sáng, và được trang trí bằng tranh treo tường tăng động lực để tăng thêm hưng phấn cho thành viên tham gia.
tạo góc nhỏ cho các cuộc họp hoặc tiếp khách
  • Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng ở bên ngoài gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
  • Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn. Giúp tăng thêm sự tập trung, tránh gây xao nhãng các giác quan.
  • Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới. Các khu vực cần bảo mật nên được bố trí phía trong, và có hệ thống bảo mật nhất định.

Quy tắc tiết kiệm, tối giản hóa cử động

  • Yếu tố "nhân" chính là con người luôn được chú trọng trong thiết kế phòng làm việc. Vì sao? Vì con người là đối tượng sử dụng chính. Do đó, trong thiết kế phòng làm việc để tăng hiệu suất, cần chú ý tới quy tắc thiết kiệm cự động. Việc này giúp cho người lao động giảm thiểu các động tác, loại bỏ các thao tác dư thừa, rút ngắn thời gian thực hiện công việc. Nhờ đó, sẽ tăng được hiệu suất làm việc.
  • Ngoài ra, các nhân viên sẽ vận động nhiều hơn nếu thiết kế nội thât văn phòng và sắp đặt có tính đến yếu tố di chuyển. Ví dụ: chỗ để máy photo hoặc máy in hơi xa một chút bàn làm việc của nhân viên, giúp cho họ có điều kiện đứng lên ngồi xuống, di chuyển từ chỗ này sáng chỗ khác, dù ngắn ngủi nhưng cũng đủ để thay đổi tư thế làm việc. Điều này tưởng như đơn giản nhưng giúp cho máu trong cơ thể lưu thông tốt hơn, giảm hội chứng béo phì và sự trì trệ nơi công sở.
bố trí phòng làm việc ở mọi nơi

Lựa chọn nội thất văn phòng phù hợp

Hiện nay, nội thất văn phòng được thiết kế theo hướng thông minh hóa.

  • Bàn làm việc theo hướng đơn giản, và kim loại hóa. Tạo sự chắc chắn tối đa, và loại bỏ toàn bộ các hộc tủ, các phần không mang lại lợi ích cho dân văn phòng.
  • Ghế làm việc theo hướng thiết kế Ergonomic, giúp giảm thiểu chấn thương trong công việc. Bảo vệ sức khỏe cho người lao động. Nhờ đó mà tăng hiệu suất làm việc cho người lao động.
bàn chơi game chữ Z

Click xem ảnh lớn

Lời khuyên của tôi là:

  • Hãy mua những thứ bạn cần và cảm thấy hữu dụng. Đừng ham nhiều đồ vừa lãng phí ngân sách vừa khiến văn phòng của bạn trở nên chật chội, rối mắt.
  • Tùy theo không gian, màu sắc chủ đạo của văn phòng mà lựa chọn màu sắc nội thất phù hợp. Nếu màu chủ đạo của văn phòng là màu sáng, bạn nên chọn màu nội thất tối hơn để tạo điểm nhấn, cũng như nếu màu chủ đạo là màu tối, hãy chọn màu sắc nội thất tươi sáng.

Có nhiều chất liệu tạo nên nội thất khác nhau như gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp da thật, giả da,… tùy theo nhu cầu sử dụng để lựa chọn phù hợp, tuy nhiên cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng.

Cách bố trí văn phòng đem lại hiệu suất cao

Để trả lời cho câu hỏi này, bạn phải xây dựng được những nền tảng sau đây.

1. Hiện đại và tiết kiệm chi phí

Tùy theo nội dung, tính chất của công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan mà cách bố trí không gian văn phòng sao cho khoa học phù hợp, thuận lợi nhất cho công việc để giảm thiểu thời gian cho việc di chuyển và không gian làm việc giữa các bộ phận của vãn phòng. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin nhưng phải tận dụng tối đa mặt bằng, tiết kiệm chi phí lắp đặt .

Tất cả bàn làm việc phải được dựa sát vào tường hoặc dựa sát vào nhau, không được để khe hở. Thường xuyên dọn dẹp những thứ lộn xộn trong phòng làm việc, xây dựng một căn phòng sạch sẽ và ngăn nắp.

2. Bầu không khí thoải mái

Một phương pháp đơn giản. Bố trí bàn làm việc đứng, đây là làn sóng mới trong thiết kế văn phòng. Lợi ích sức khỏe của bàn làm việc đứng đã được đề cập đến nhiều. Song, các nghiên cứu gần đây còn chỉ ra bàn làm việc đứng có thể tạo nên lợi ích về truyền thông nội bộ cho công ty, thông qua "hiệu ứng quầy bar". Điều này giúp ánh mắt của mọi người ngang bằng nhau tạo sự thoải mái cho các cuộc trò chuyện.

bố trí văn phòng - bàn làm việc đứng

Bố trí như thế sẽ kích thích sự thể hiện bản thân của các nhân viên và tối đa hóa năng suất của họ, nơi làm việc lộn xộn và toàn bộ những điều kiện môi trường đều là thủ phạm của việc giảm năng suất, sự thoải mái và năng suất lao động có ảnh hưởng lẫn nhau.

3. Các quy tắc về sự tác động môi trường

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng môi trường ấm cúng thúc đẩy năng suất cao hơn một nơi lạnh lẽo. Âm thanh cũng cần được kiểm soát để các nhân viên có thể thực hiện các hoạt động văn phòng thường ngày một cách thoải mái. Có thể tăng ánh sáng tự nhiên bằng cách dùng mái chéo góc để ánh sáng từ cửa sổ phản chiếu vào.

Khuyến khích nhân viên tự trang trí bàn làm việc của họ bằng thảm để chân hay màn che... Để giải tỏa stress, các nhân viên công sở cũng có thể kết hợp những dấu ấn cá nhân và phong cách để thể hiện mình. Họ có thể mang những chậu cây nhỏ, hộp đựng bút, ảnh gia đình, các phụ kiện khác… để trang trí bàn làm việc của họ.

Tuy nhiên, họ phải đảm bảo sắp xếp những vật dụng này hợp lý để tránh gây bừa bộn bàn làm việc.

4. Thiết kế trang thiết bị thuận tiện và vừa đủ

Trong văn phòng sẽ có rất nhiều thiết bị hỗ trợ công việc như giấy tờ, tài liệu, đĩa CD, USB, ổ cứng lưu trữ, máy photo copy, văn phòng phẩm...được sử dụng để xử lý công việc được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, với những văn phòng làm việc nhỏ, những loại vật liệu này thì mang đến cảm giác bừa bộn và chât chội cho không gian. Vì vậy việc sao cho thật khéo léo và tiện ích, chúng ta không thể không nghĩ đến các sản phẩm nội thất thông minh. Một chiếc bàn làm việc văn phòng tích hợp các ngăn chứa thông minh, một chiếc tủ trang trí có tích hợp tủ tài liệu hay những chiếc bàn tích hợp những ngăn để ổ đĩa CD, tủ đựng tài liệu chính là giải pháp mà bạn nên lựa chọn.

Chiếc tủ tài liệu thông minh được sử dụng với hai chức năng chính là nơi để sách báo, tạp chí và ghế tựa lưng, mang đến sự tiện ích chung cho không gian văn phòng. Việc này thì khiến cho không gian trong văn phòng không bị rối và lộn xộn

5. Tạo ra không gian làm việc thoải mái

  • Ý tưởng này xuất phát từ các thư viện, nơi có các căn phòng lớn chỉ dành cho việc đọc sách và tra cứu. Trong những phòng này bạn không được phép nói chuyện hoặc trao đổi, mà chỉ được làm việc của mình mà thôi
  • Sắp sẵn đồ ăn, thức uống. Một người đói bụng rất khó tập trung vào công việc đang làm. Thức ăn chính là nhiên liệu để cơ thể hoạt động trơn tru cả ngày. Cung cấp thực phẩm, đồ uống cho nhân viên ngay khi họ cần giúp họ có thêm năng lượng và tập trung hơn.
  • Thiết kế phòng giải trí. Khi cuộc sống ngày càng phát triển thì người ta không còn hướng tới sự no ấm nữa mà hướng tới sự hưởng thụ, đó là điều tất nhiên và là một lẽ sống mà được nhiều người áp dụng, điều này là rất tốt đối với những người luôn bị stress vì công việc.
bố trí phòng làm việc không gian mở

TỔNG KẾT

Dĩ nhiên, không có gì đảm bảo sự nghiệp của bạn sẽ chắc chắn thành công, tuy nhiên đây là một nội dung quan trọng trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của cơ quan lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công việc. Và bạn sẽ làm bất cứ điều gì để có 1 thay đổi nhỏ dẫn đến thành công, điều này sẽ mang đến sự thay đổi lớn trên con đường thành công của bạn.

Hãy đăng ký để nhận thêm nhiều bài viết hay từ Ghế Văn Minh.

ĐĂNG KÝ NHẬN TIN

===================================================================================

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

ĐT: 0272.375.9677 – 0272.375.9678

Email: showroom1.ghevanminh@gmail.com

Messenger: https://m.me/ghevanminh

Website: https://ghevanminh.vn

Insert Image
Insert Image
Bố trí văn phòng giúp tăng năng suất làm việc
5 1 vote
Bình luận